Frequently Asked Question

Transformation des documents commerciaux (transformation, révision, fusion, duplication)
Last Updated 3 months ago

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Dans sa chaine CRM des ventes, HLI manipule plusieurs types de documents. Ils peuvent de transférer d'une étape à une autre en suivant certaines règles.


1) Règles sur les transformations

Liste des documents qui peuvent être transformés d'une étape A vers une étape B :
Devis : peuvent entre transformés en bons de commande ou bons de livraison ou factures ou notes de débit.
Bons de commande : peuvent être transformés en bons de livraison ou factures ou chargements.
Bons de livraison
: peuvent être transformés en factures ou bons de retour.
Factures : peuvent être transformés en avoir ou en factures négatives.
Notes de débit
: peuvent être transformées en avoir.
Bons de retour
: peuvent être transformés en avoir.
Contrats : peuvent être transformés en factures.
Chargements : peuvent être transformés en avoirs, factures, notes de débit ou bons de retour.

2) Règle sur la validation/Dé-validation:

Pour pouvoir être transformé, un document doit être validé.


La transformation, la fusion, la duplication ou la révision :

La transformation est l'action d'amener un document d'une étape actuelle vers une étape suivante. Cette notion est valable pour tous les documents de la liste ci-dessus.

La fusion consiste à prendre deux documents pour en faire un seul. Cette notion n'est valable que sur les devis.

La duplication consiste à prendre un document et d'en faire une copie identique. Seules certaines zones sont réinitialisées, comme l'état, le n° document... Tous les documents bénéficient de cette fonction. 

La révision est identique à la duplication à la différence que les documents sont liés les uns aux autres. Cela permet de voir l'évolution d'une offre. Cette notion n'est valable que pour les devis.


TRANSFORMATION :

Dans la transformation, il existe deux principes : 

1) cas 1 : le premier s'applique à tous les documents sauf pour les transformations des bons de livraison en factures.
2) cas 2 : Le second ne s'applique qu'à la transformation des bons de livraison en facture.

CAS 1 : 

Dans la liste, par exemple des devis, cochez la boite de sélection :

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puis cliquez sur l'icône avec la flêche bleue

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L'écran de transformation s'affiche :

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Dans la liste de sélection, sélectionnez le type vers lequel vous souhaitez transformer le document. Le haut de la page contient désormais les fonctions de transformations :

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Zone date : Cette zone peut soit provenir du document d'origine si elle reste vide, soit la date du jour ou m'importe quelle date.

Zone 1 document ⇾ 1 document : HLI peut transformer 1 ou plusieurs documents en même temps. Ils doivent appartenir au même client. 
- 1 document => 1 document
- X documents => 1 document. Dans ce cas, chaque document sera précédé par une ligne qui donne les informations sur le document d'origine. Cette ligne peut être autorisée ou interdite. Cette fonction se paramètre dans les options des ventes.

Zone Série : permet de spécifier la série dans laquelle on va générer le document.

Zone Modèle d'impression : permet de choisir le modèle d'impression pour le document généré.

Zone Reste = Reliquat : lors d'une transformation multiple, la colonne reliquat donne ce qui doit être transformé. Vous pouvez modifier les quantités, mais en cliquant sur ce bouton, les quantités qui restent se ré-affichent.

Zone Raz Qte Reste : permet de mettre à 0 les quantités qui seront à transférer.

CAS 2 :

La transformation des bons de livraison en facture a un comportement identique, mais avec une différence :

La zone du choix de la transformation a plus de possibilité :
- 1 document => 1 document
- X documents => 1 document (produits séparés). Dans ce cas, chaque document sera précédé par une ligne qui donne les informations sur le document d'origine. Cette ligne peut être autorisée ou interdite. Cette fonction se paramètre dans les options des ventes.
- X documents => 1 document (produits fusionnés). Dans ce cas, les produits de chaque document seront fusionnés dans le document généré.


FUSION:

La fusion ne fonctionne que sur les devis. Cette fonction permet de fusionner plusieurs devis dans un seul nouveau devis. Les devis doivent appartenir au même client.

Dans la liste des devis, cochez les devis à fusionner, 

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puis cliquez sur l'icône de la fusion :

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DUPLICATION :

Cette fonction consiste à dupliquer un document pour en générer un nouveau. Pour cela, cliquez sur une ligne, puis cliquez sur le bouton de duplication : 

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Une nouvelle ligne est générée. Elle est en état EN COURS.


RÉVISION :

La révision permet d'avoir l'évolution d'un devis de base. Il permet de conserver toutes les versions du devis d'origine. De plus, les statistiques ignorent les révisions.

Pour gérer une révision, sélectionnez le devis d'origine, puis cliquez sur le bouton de révision :

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Dès que vous cliquez sur le bouton de la fusion, vous aurez le message suivant :

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La nouvelle ligne de révision est générée.

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Il n'y a pas de limite aux révisions. 

Les révisions sont reconnaissables par le # suivi du numéro de révision.



 
 

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