Frequently Asked Question

Validation/Dévalidation des documents
Last Updated 4 months ago

image

HLI propose un système de validation/dé validation des documents.

RÈGLE 1 :
1) Un document non validé peut être modifiable. 
2) Un document non validé peut être supprimable.
3) Un document non validé ne met pas les stocks à jour.
4) Un document non validé ne peut pas être encaissé.
5) Un document non validé ne peut pas aller à l'étape suivante.
6) Un texte NON VALIDE s'affiche en diagonale du document
7) Les icônes contextuelles sont impactées

A contrario, un document validé peut :
8) Un document validé ne peut plus être modifiable.
9) Un document validé ne peut plus être supprimable.
10) Un document validé met les stocks à jour.
11) Un document validé peut être encaissé.
12) Un document validé peut aller à l'étape suivante
13) La mention NON VALIDE n'est plus validée et peut être remplacé par une image de fond.
14) Les icônes contextuelles sont impactées


RÈGLE 2 :
La validation d'un document peut se faire de plusieurs façons :
1) soit en cliquant sur le bouton 

image

Le document passe à l'état VALIDE. Les icônes contextuelles sont impactées.

2) soit à l'issue de l'enregistrement du document. Dans ce cas, la validation se fait en même temps que l'enregistrement du document.
3) soit à l'issue de l'impression du document. Dans ce cas, le document se valide après l'impression
4) soit avec un processus d'habilitation, aussi appelé Workflow. Dans ce cas, il faut définir pour chaque type de document qui doit les statuer. C'est une habilitation. Lors de l'enregistrement du document, la ou les personnes habilitées reçoivent une notification par mail, comme quoi ils doivent statuer sur un document en attente. Ils se connectent sur HLI puis vont dans leur parapheur. La liste des documents en attente apparaissent. Il sélectionne le document en question puis statut dessus. Ils ont 4 choix: Validation, Gél, Annulation, Demande de correction.

Un document validé peut être dévalidé sous certaines conditions. 


RÈGLE 3 :
La dé-validation d'un document n'est possible que sous certaines conditions :
1) Le document ne doit pas être à l'étape suivante
2) Le document ne doit pas avoir été réglé même partiellement
3) Le document ne doit pas avoir été transféré en comptabilité.
4) Le document ne peut être dévalidé que par l'agent qui l'a validé.
5) Dans le cas d'une habilitation, avoir les habilitations pour dé-valider un document

Si ces conditions sont réunies, alors il suffit d'appuyer sur le bouton de dé-validation

image

Le document revient à l'état EN COURS. Les icônes contextuelles sont impactées.

Please Wait!

Please wait... it will take a second!