Frequently Asked Question

Gestion des locations
Last Updated 4 months ago

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HLI a une fonction de location de biens. Pour y accéder, allez dans le module parc, puis sélectionnez la ligne Location.

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Vous accédez à la page de gestion des locations.

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DÉPART DU VÉHICULE :

Pour ajouter une nouvelle location, cliquez sur le bouton + :

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ONGLET IDENTIFICATION :

Étape 1 est de sélectionner un parc. Cliquez dans la zone Immatriculation, saisissez le début d'une immatriculation ou l'étoile (*) puis tabuler. La liste des biens correspondants s'affiche dans la liste :

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Sélectionnez la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton Vert. 

Étape 2, choisissez le type de location. Vous avez le choix entre Location normale, Location longue durée ou Location spéciale.

Étape 3, sélectionnez le client. Pour cela, dans la zone Nom du Client, recherchez le client concerné dans la liste qui s'affiche à l'écran.

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Sélectionnez la ligne concernée. 

Étape 4: La liste déroulante Les Conducteurs se construit par rapport au client sélectionné. Vous pouvez sélectionner Lui-même, sinon vous pouvez ajouter un nouveau conducteur. Lors de la création d'un nouveau conducteur, vous avez deux onglets :

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Le deuxième onglet permet de saisir les numéros importants liés au conducteur (carte d'identité, numéro permis de conduire...)

Étape 5 est la sélection des dates de départ et de retour théorique. À ce niveau, vous pouvez gérer les réservations.

Étape 6 est la sélection de l'agence de départ et de l'agence de retour théorique. Une fois que toutes ces informations ont été saisies, cliquez sur le bouton Vert pour enregistrer la location. Les onglets complémentaires apparaissent :

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ONGLET SCAN :

Vous pouvez scanner tous types de documents, comme le permis de conduire du chauffeur, sa carte d'identité ou son passeport.

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ONGLET ÉTAT DÉPART :

Dans cet onglet, vous allez noter la jauge de carburant et le kilomètre de départ puis faire le tour du véhicule et noter tous les problèmes que vous rencontrez.

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ONGLET INVENTAIRE DÉPART :

Dans cet onglet, vous allez noter tous les éléments présents dans le véhicule et constater leur présence ou leu absence.

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ONGLET IMPUTATION/AFFECTATION :

Cet onglet permet de noter les axes analytiques qui seront utilisés lors du transfert à la comptabilité de la location.

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ONGLET TARIF :

Cet onglet permet de définir le prix de la location théorique par rapport au nombre de jours théoriques de location, 

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mais également les accessoires qui peuvent être facturés en plus, par exemple, des outils spécifiques, un GPS ou des aménagements intérieurs.

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Ensuite, vous pouvez imprimer le contrat de location :

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Lorsque tous les onglets ont été renseignés, alors cliquez sur bouton d'enregistrement. Si la date de départ est égale à la date du jour, alors la location se valide automatiquement et passe à l'état Départ Validé. Si la date de départ est supérieure à la date du jour, alors l'état reste en ode En cours/Réservation.


RETOUR DU VÉHICULE :

Pour retourner un véhicule, il faut qu'il soit parti d'un de vos points de location. Rappelez le contrat avec son numéro. Lorsque le contrat s'affiche dans la liste des locations, cliquez sur la ligne concernée. Les icônes de contextes 'affichent. 

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Cliquez sur l'icône de modification en rouge pour finaliser le retour du véhicule.

Tous les onglets et toutes les zones qui sont relatives au départ sont grisées, donc non modifiables. Par contre, vous avez de nouveaux onglets qui concernent le retour du véhicule.

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ONGLET ETAT DE RETOUR :

Dans cet onglet, vous devrez saisir la date réelle de retour, le lieu de retour, le niveau de carburant de retour ainsi que le compteur kilométrique de retour. La tabulation dans chaque zone exécute le calcul du nombre de nombres de jours réel et du nombre de kilomètres parcourus.

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Ensuite, vous devrez faire le tour du véhicule pour noter les problèmes que vous pouvez noter. Ces derniers devraient correspondre aux éléments signaler lors de départ du véhicule.

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ONGLET TARIF :

Cet onglet va se mettre à jour automatiquement par rapport à la date de retour.

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ONGLET INVENTAIRE DE RETOUR :

Dans cet onglet, vous allez faire le point avec tous les éléments qui doivent être présents dans le véhicule par rapport à ceux qui étaient présents lors du départ du véhicule.

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Lorsque tous les éléments de retour sont saisis, alors cliquez sur le bouton vert pour valider la réception du véhicule.

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