Frequently Asked Question

Gestion des habilitations Achats
Last Updated 3 months ago

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HLI dispose d'une gestion des habilitations qui permettent de gérer les workflow. Chaque module a ses propres circuits d’habilitation.


EN L'ABSENCE D'HABILITATION:

Si votre configuration n'a pas d'habilitation, alors le comportement du système est le suivant. Voici les règles:

1) un document est créé puis il est Validé par le créateur ou par n'importe quelle personne. Pour le valider, cliquez sur l'icône de validation:

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2) une fois validé, le document peut être transformé dans l'étape suivante.
3) si le document a été transformé dans l'étape suivante, alors il devient IN-DEVALIDABLE à l'étape actuelle.
4) si le document n'a pas été transformé alors on peut le DE-VALIDER en cliquant sur l'icône de dé-validation.

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En résumé, l'étape suivante verrouille l'étape précédente.


CONFIGURATION DES HABILITATIONS:

Pour accéder à la gestion des habilitations, allez dans Paramétrage des modules, puis allez dans le module Achat et cliquez sur 

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La liste des habilitations apparaît à l'écran:

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Pour ajouter une nouvelle habilitation, cliquez sur le bouton +:

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Une habilitation peut être mono ou multi signatures.
Si elle est mono, cela veut dire qu'une seule personne pourra statuer sur un document.
Si elle est multi, cela veut dire que plusieurs personnes devront statuer sur un document. Le principe est le suivant: Le signataire 1 reçoit le document dans son parapheur. Une fois statué, le document est envoyé dans le parapheur du signature N°2 et ainsi de suite jusqu'à 6 signataires maximum.

Sélectionnez tout d'abord la nature sur laquelle portera l’habilitation. Pour les achats les natures sont les suivantes:

(10, "Demande Achat")
(11, "Cotation")
(12, "Commande fournisseur")
(13, "Réception fournisseur")
(14, "Retour fournisseur")
(15, "Facture fournisseur")
(16, "Avoir fournisseur")
(17, "Note de débit fournisseur")
(18, "Facture de frais")
(19, "Bon décaissement")
(30, "Inventaire")
(31, "Bon entrée")
(32, "Bon sortie")
(33, "Cession")
(34, "Production")

Exemple 1: mono signature:

Sélectionnez ensuite le type Mono, puis activez le signataire N° 1.

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Les agents qui apparaissent dans les listes doivent avoir la propriété Responsable/Signataire au niveau de la fiche du user. Sélectionnez l'agent dans la liste.

Vous pouvez également sélectionnez un remplaçant dans le cas ou l'agent principal est indisponible.

Exemple 2: multi signature:
Sélectionnez ensuite le type Multi, puis indiquer le nombre de signataire vous souhaiter mettre.

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Vous pouvez avoir de 2 à 6 signataires par document. Ensuite le nombre de signataire demandé s'active. Activez chaque signataire avec son remplaçant en suivant le même principe que dans l'exemple précédent.


 EXPLOITATION DES HABILITATIONS:

En fonction du document qui possède les habilitations, les manipulations au niveau de la page vont changer.

Le premier changement se trouve au niveau des boutons de validation et dé-validation qui ne sont plus actif lorsqu'il y a une habilitation. En effet, lorsque le document est enregistré, ce dernier est envoyé dans le parapheur du signataire n°1. 

Le deuxième changement se trouve au niveau des colonnes de la liste des documents.

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La colonne Sign. permet de voir nombre de signataires qui ont déja signé ainsi que le le nombre de signatures obligatoires. Les 2 informations sont séparées par un /.
0/1: signifie qu'il faut 1 signataire mais que personne n'a encore signé.
1/1: signifie qu'il faut 1 signataire et que ce dernier à statuer. 

Le troisième changement se trouve au niveau de onglet HABILITATIONS lorsque l'on consulte le détail du document. Désormais vous pouvez voir le détail de tous les signataires avec la date à laquelle ils sont statué et leur commentaires.

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Une fois que le document a été validé soit par 1 signataire soit par X signataires, ce dernier peut aller à l'étape suivante dans le processus concerné.

Un document non validé porte la mention NON VALIDE en diagonale lors de son impression.
Un document validé ne plus cette mention lors de l'impression.

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