Frequently Asked Question

La gestion du coffre fort
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HLI propose un coffre fort. Un coffre fort est un lieu sécurisé pour stocker des données. Les données qui sont dans le coffre fort sont cryptées et sauvegardées dans des disques NAS. HLI possède 3 coffres-fort, l'un privé qui est uniquement réservé pour l'utilisateur, l'autre qui est utilisé par l'ensemble du personnel de la société avec des droits d'accès spécifiques et le troisième exclusivement réservé au salarié, dans lequel il peut recevoir ses bulletins de salaire.

Le coffre fort n'est disponible que dans nos serveurs.

CONFIGURATION:

Le coffre fort doit être activé par le personnel d'HORUS. Une fois activé il donnera lieu à une facturation, car le service est payant. Ensuite, il doit être configuré. Pour cela, allez dans Administration puis Paramètre des module puis Office puis Gestion du coffre fort numérique.

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Le coffre fort est organisé comme définit ci-dessus:

Répertoire principal (il s'agit du découpage des années)
              Répertoire secondaire (il s'agit du découpage de modules)
                            Répertoire tertiaire (il s'agit du découpage des dossiers du module)

Arborescence est donc sur 3 niveaux. Par défaut 2 répertoires sont créés automatiquement: l'année en cours et SOCIETE. Le répertoire SOCIETE et découpé comme suit:

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Bien sur, ces découpages ne sont que suggérés.

Pour créer un répertoire principale (niveau 1), cliquez sur le + en haut de la liste de gauche:

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Inscrivez le nom du répertoire, puis sélectionnez les groupes qui auront accès à ce répertoire. Une fois la configuration terminée, cliquez sur le bouton Vert.

Le principe est le même pour le répertoire du deuxième niveau.

En ce qui concerne le troisième niveau, il est un peu différent, car, il y d'autres options à saisir:

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En effet, hormis l'accès au dossier, vous devez aussi spécifier les opérations qui seront gérées dans le dossier: Upload, Download, Consultation, Partage et Suppression.

EXPLOITATION:

COFFRE FORT SOCIETE:

Si le coffre fort n'est pas activé, vous aurez le message suivant:

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Si le coffre fort est activé, alors vous aurez le message suivant:

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Mettez votre mot de passe pour pouvoir accéder au coffre fort.

Le coffre fort est alimenté par 3 sources:

- par accès direct, en navigant dans la hiérarchie, comme dans l'explorateur de fichier
- par l'impression d'un document ou l'impression est réroutée vers le coffre fort au lieu de créer e document dans le poste du client
- par l'exportation des documents exportables ou l'exportation et réroutée vers le coffre fort au lieu de télécharger le document dans le poste du client.

L'utilisateur peut choisir dans le cas des impressions ou des exportations d’utiliser le coffre fort ou pas.

NAVIGATION:

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Les répertoires qui s'affichent sont ceux qui ont été autorisés dans les paramètres. Cliquez sur les répertoires pour afficher l'arborescence qui suit, jusqu'à obtenir la liste des documents du dernier niveau.

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En fonction des autorisations, les boutons d'action s'affichent : Uploder, Download, Consultation, Partage, Supprimer.

Les fichiers PDF et images sont consultables directement en cliquant sur l'icône de Consultation. En ce qui concerne les fichiers XLS, DOC et PPT, ils sont consultables si vous installez l'extension Chrome Viewer. Vous pouvez installer cette extension en cliquant sur 

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Les opérations de Download, Consultation, Partage, Supprimer sont tracées dans un fichier espion dans la catégorie Coffre fort.

IMPRESSION / EXPORTATION:

Les impressions et les exportations peuvent être rérouter vers le coffre fort au lieu de générer des téléchargements dans le poste du client.

Dans le sélecteur d'impression, vous avez la possibilité d'activer ou pas le coffre fort:

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Lorsque le coffre fort est activé, alors le sélecteur devient comme suit:

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Dans ce cas l’arborescence est automatique et se cale sur l'organisation des modules. Les documents provenant d'une impression ont une durée de vie de 7 jours. Apres ce délais ils s'auto-détruisent.

Dans le cas, d'une facture, par exemple, l'arborescence, sera :

Année pour le dossier du premier niveau
        Ventes pour le dossier du second niveau
                 Factures pour le dossier du troisième niveau.
Le document est horodaté et sera stocké dans le dernier niveau de l'arborescence.

Chaque document va stocker une série d'informations qui va évoluer avec le temps:

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Toutes les documents sont cryptés lors de l'envoi dans le coffre fort. Le coffre fort est crypté lors de la sauvegarde vers les NAS. Le cryptage est en AES256 avec un salage propre à chaque structure.

COFFRE FORT UTILISATEUR:

Ce type de coffre-fort ne concerne que l'utilisateur de le plate-forme. Il peut y stocker tous documents personnels. Son accès lui est strictement réservé. Il y accède via le bouton "Mon Compte". Le coffre-fort est lui aussi organisé à deux niveaux:

- Niveau 1: Année ou documents_officiel
- Niveau 2: Dossier

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Un nouvel onglet s'est installé à la droite de la barre des onglet: Mon coffre-fort. Pour mettre des documents, il suffit qu'il clique sur le bouton Ajouter nouvelle pièce. Le fenêtre de sélection s'ouvre:

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Vous pouvez renseigner une date d'expiration afin d'avoir un rappel automatique 1 mois avant la date d'expiration. Une fois téléchargé, les documents se présentent sous forme de liste.

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COFFRE FORT SALARIE:

Un utilisateur est aussi normalement un salarié. A ce titre, il bénéficie d'identifiants pour se connecter. Les bulletins de salaire représentent un cas particulier de la gestion du coffre-fort salarié. En effet, si le coffre-fort est activé par l'entreprise, tout utilisateur/salarié peut en bénéficier et ce de façon automatique.

Au niveau de la fiche du salarié, il y a une nouvelle zone qui apparaît: Coffre-fort. Elle permet de configurer le comportement du coffre-fort lors de l'impression des bulletins de salaire.

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Il y a 3 options:
1 - soit le coffre-fort est inactif
2 - soit il est actif mais la salarié veut recevoir son bulletin par mail en pièce jointe
3 - soit il est actif mais le salarié préfère avoir son bulletin directement dans son coffre- fort plutôt que de la recevoir par mail.

Dans les cas 1 et 2, si les bulletins sont sont envoyés par mail, le salarié recevra son bulletin par mail avec la pièce jointe. Le mail se présentera sous ce format:

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Si le salarié préfère recevoir dans con coffre-fort, alors le mail qu'il recevra se présentera comme ci-après:

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Le salarié possède également d'autres options qui sont complémentaires au coffre-fort.  Lors de sa configuration, l'administrateur ou le RH devra associer le compte utilisateur avec le salarié concerné. Il aura aussi la possibilité d’accéder aux éléments de paye le concernant, à savoir:

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Dans chacune de ces options, le salarié n'aura accès et ne verra que ses données qui lui sont propres. Il peut également faire une demande de congés payés ou d'une absence. D'autres fonction peuvent être envisagé.

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