Frequently Asked Question

La gestion des textes RGPD
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HORUS SOLUTIONS a référencé 5 axes dans HLI qui sont sensibles et qui doivent être soumis au RGPD:
- la gestion des utilisateurs
- la gestion des tiers qui englobe à la fois les fouisseurs et les clients
- la gestion des salariés
- la gestion des patients 
- la gestion des élèves

Pour cela, HLI propose des textes par défaut, qui peuvent être adaptés par les clients afin de mieux s'intégrer dans leurs activités.

ETAPE 1: paramétrage des textes:

Pour cela, allez dans Administration, puis paramètres des modules,Tiers, puis gestion des documents RGPD 

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Vous obtiendrez une liste vide

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Pour ajouter un texte RGPD, cliquez sur le bouton +:

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La fenêtre de création se présenté comme le montre l'image ci-dessus. 
En premier vous devez choisir pour quelle finalité vous allez créer le texte. Vous avez le choix entre User, Tiers, Salarié, Patient ou Élèves, en fonction des modules installés.

Une fois le type choisi, vous pouvez cliquez sur EX. Modèles. Vous accéderez au modèles pré-renseignés proposé par HLI. Sélectionez par exemple, Salariés, puis cliquez sur les modèles puis cliquez sur le modèle proposé:

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Validez en cliquant sur le bouton vert. Le texte se copie dans la fenêtre de texte. Vous pouvez modifier le texte. Vous pouvez faire appel aux dictionnaires des tables afin de calculer certaines zones en automatique.

Une fois que le texte est finalisé, cliquez sur le bouton d'enregistrement.

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ETAPE 2: l'utilisation des textes:

Une fois les textes créés et paramétrés, vous pouvez maintenant les utiliser dans les modules correspondants. Le but est de pouvoir informer les personnes physiques des choses qu'ils peuvent faire, qu'ils ont le droit de faire et des recours qu'ils peuvent entreprendre.

Au niveau des écrans concernés par le RGPD (utilisateur, tiers, salariés, patients et élèves) il y a une phrase en rouge qui rappellent les normes:

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Lorsque vous cliquez sur le texte en rouge, vous arrivez sur la page du CNIL qui rappelle ce que c'est que le RGPD:

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Au niveau des payes, le texte du RGPD se positionne dans le contrat. Allez dans gestion des contrats, soit dans la fiche du salarié, soit directement dans la gestion des contrats.

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Un nouvel onglet existe, nommé : Protection des données.

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Vous pouvez copier une texte issu d'un autre logiciel, ou bien dérouler la liste: Sélectionnez un modèle RGPD.

Votre module apparaît. Sélectionnez le et aussitôt, le texte apparaît et les zones qui étaient [] ont été calculées. Cliquez sur le bouton Vert pour l'enregistrer.

Le but étant d'informer le salarié de ses droits en matière de protection des données, vous devez imprimer ce document en même temps que son contrat.

Cliquez sur l'icone de l'imprimante.  Au niveau des modèles, vous avez le contrat mais aussi le document RGPD.

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